Expedientes localizables en segundos
Búsqueda por número, serie, asunto, área o fecha, con ubicación física y digital del documento.
Gestión de archivos
Sistema de gestión de archivos y documental para instituciones públicas
Organiza expedientes, oficios y documentos durante todo su ciclo de vida: desde que se reciben o generan hasta su conservación o baja, con clasificación, trazabilidad y consulta controlada.
Incluye
- Expedientes y clasificación archivística
- Control de gestión y turnado de oficios
- Ciclo vital: trámite, concentración e histórico
- Digitalización y consulta con permisos
El reto
Archivos que nadie encuentra y oficios sin seguimiento
En muchas instituciones los documentos viven en carpetas físicas, correos y unidades compartidas sin orden común. Localizar un expediente toma horas, los oficios se pierden entre áreas y no hay forma de saber quién tiene un documento ni en qué etapa está.
Las instituciones públicas, además, deben organizar sus archivos conforme a instrumentos archivísticos, controlar transferencias y bajas, y responder a solicitudes de acceso a la información con rapidez.
Diseñamos sistemas de gestión de archivos que ordenan la información desde su origen y acompañan cada documento a lo largo de su ciclo vital.
La solución
La vida de un documento, de la oficialía de partes a su destino final
El sistema acompaña cada documento a lo largo de su ciclo vital, conforme a la Ley General de Archivos. Se configura con tu estructura orgánica, tus series documentales y tus plazos de conservación.
- 01
Paso 01
Registro en oficialía de partes
El oficio se registra al recibirse o emitirse, con folio y acuse. Desde ese momento queda clasificado en su serie documental.
Módulos que actúan
- Control de gestión y oficialía de partes
- Expedientes y clasificación
Queda registrado
Folio, fecha, remitente, acuse y serie documental
- 02
Paso 02
Trámite y turno
Se turna al área que debe atenderlo, con copias a quien corresponda y un plazo de respuesta. Las alertas avisan antes del vencimiento.
Módulos que actúan
- Control de gestión y oficialía de partes
- Carga y revisión por dependencia
Queda registrado
Área turnada, plazo y cada cambio de estado
- 03
Paso 03
Expediente en archivo de trámite
El documento se integra a su expediente conforme al cuadro de clasificación, con carátula, índice y metadatos. La versión digitalizada se consulta según permisos.
Módulos que actúan
- Expedientes y clasificación
- Digitalización y consulta
Queda registrado
Metadatos, ubicación física y digital, y consultas
- 04
Paso 04
Archivo de concentración
Al cumplirse el plazo en trámite, el expediente pasa a concentración mediante transferencia primaria. El préstamo de expedientes físicos queda controlado.
Módulos que actúan
- Ciclo vital del documento
- Inventarios y préstamo
Queda registrado
Inventario de transferencia, ubicación y préstamos
- 05
Paso 05
Destino final
Según el catálogo de disposición documental, el expediente pasa al archivo histórico o se propone para baja documental, conforme a la Ley General de Archivos.
Módulos que actúan
- Ciclo vital del documento
- Inventarios y préstamo
Queda registrado
Transferencia secundaria o inventario de baja
Beneficios
Beneficios para tu institución
Trazabilidad completa
Quién recibió, turnó, modificó o consultó cada documento, con fecha y hora.
Orden archivístico desde el origen
Los documentos se clasifican al registrarse, lo que facilita transferencias, valoración y bajas.
Respuesta ágil a solicitudes de información
Localizar y reunir documentos para transparencia o auditoría deja de ser un proceso manual.
Simulación interactiva
Pruébalo ahora: gestión de archivos y oficios
Oficialía de partes, turnado y plazos, expedientes con cuadro de clasificación y reportes, como un ERP documental.
Casos de uso
Casos de uso
Oficialía de partes
Recepción centralizada de oficios con turnado electrónico a las áreas y control de respuestas.
Archivo de concentración
Recepción de transferencias de las áreas, control de plazos y préstamo de expedientes.
Programas con entrega de documentos
Dependencias que deben entregar documentación periódica a un área normativa para su revisión.
Digitalización de acervos
Proyectos de digitalización con control de calidad y vinculación de imágenes a su expediente.
Todos nuestros proyectos siguen el mismo proceso: entendemos la operación, la modelamos y validamos un prototipo antes de construir.
Ver cómo trabajamosPreguntas frecuentes
Preguntas frecuentes sobre gestión de archivos
¿Qué es un sistema de gestión de archivos?
Es un sistema que registra, clasifica, controla y conserva los documentos y expedientes de una institución durante todo su ciclo de vida, desde su recepción o creación hasta su conservación permanente o baja.
¿El sistema ayuda a cumplir la Ley General de Archivos?
El sistema incorpora los instrumentos y procesos que establece la normativa archivística, como el cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental, inventarios y transferencias, lo que facilita su cumplimiento. La responsabilidad normativa sigue siendo de la institución y su área coordinadora de archivos.
¿Qué diferencia hay entre gestión documental y control de gestión?
El control de gestión da seguimiento a oficios y asuntos hasta su atención. La gestión documental organiza y conserva los documentos en expedientes. Nuestro sistema integra ambas cosas para que un oficio atendido termine en su expediente correcto.
¿Pueden digitalizar nuestros expedientes físicos?
Diseñamos el flujo de digitalización y la carga al sistema, con control de calidad y vinculación a cada expediente. La digitalización física puede realizarla tu personal o un proveedor especializado.
¿Se puede adaptar a la estructura de nuestra institución?
Sí. Configuramos áreas, series documentales, plazos de conservación, catálogos y flujos de autorización según la estructura orgánica y los instrumentos archivísticos de tu institución.
También te puede interesar
Servicios relacionados
Software para gobierno
Tecnología para que cada oficio, trámite y reporte llegue a quien debe, a tiempo, y la dependencia pueda demostrarlo.
Conocer másDatos personales y transparencia
Avisos y políticas de privacidad, medidas de seguridad, derechos ARCO y obligaciones de transparencia, resueltos en documentos y en sistemas.
Conocer másDiseño de sistemas
Entendemos tu operación completa antes de escribir código y la convertimos en un sistema que tu equipo sí usa.
Conocer másPon orden a los archivos de tu institución
Agenda un diagnóstico y revisamos juntos cómo se reciben, turnan y conservan hoy tus documentos.